Leer es saber

Tras la parada por Semana Santa, días que espero que todos hayáis disfrutado, reanudo las publicaciones de mi blog. En esta ocasión aprovecho que el pasado 23 de abril fue el Día del Libro para recomendaros algunos libros interesantes que he leído o conozco, tanto de organización de eventos como de protocolo, y que creo que a vosotros también os pueden gustar. Por supuesto, hay miles de obras más, pero yo os he seleccionado diez que considero relevantes.

El motivo por el que dedico un post a esto es porque creo que la lectura esalgo muy importante y fundamental para adquirir conocimientos nuevos y profundizar sobre determinados temas que nos puedan atraer. Y no sólo porque nos ayude a saber más, pues como bien expongo en el título de este post: “leer es saber”, sino porque nos hace ejercitar la mente, ayuda a la expresión y muchas otras cosas más.

Con esto, los libros que os recomiendo a continuación son un total de diez y son los siguientes:

Protocolo para eventos: Técnicas de organización de actos I de Carlos Fuente Lafuente. Este libro, según reconocidos expertos, es el trabajo más importante de los realizados por el autor. En él se ofrecen numerosos y muy prácticos consejos para afrontar de forma exitosa la organización de cualquier tipo de evento con un lenguaje llano y de fácil comprensión. Es un texto abierto a cualquier tipo de lector con gran cantidad de gráficos y fotografías que hacen entender lo que hoy significa hacer protocolo.

Manual práctico para la organización de eventos: Técnicas de organización de actos II de Carlos Fuente Lafuente. En esta obra Lafuente aporta nuevas propuestas y actualiza técnicas y teorías obsoletas para adentrarse en caminos de comunicación, diseño, tecnologías, producción, arquitectura de escenarios, etc.; para la organización de actos y eventos, a través de los que las instituciones, tanto públicas como privadas, podrán conseguir sus objetivos. Es el documento más vanguardista de los que han salido al mercado en materia de protocolo.

Comercialización de eventos de José Luis Roca Prats. Este libro expone todos los métodos y conocimientos fundamentales para desarrollar de forma adecuada la comercialización de todo tipo de eventos, sirviendo de guía para los profesionales del sector. De esta forma, el autor facilita información para analizar un establecimiento y, según sus características, determinar qué segmentos del mercado se deben elegir y cómo se debe organizar al personal para conseguir que el servicio prestado en el evento sea valorado positivamente por el cliente.

Protocolo para empresas de Gerardo Correas Sánchez. En esa obra su autora explica por qué las empresas demandan cada vez más profesionales de protocolo y organización de eventos perfectamente preparados con su correspondiente titulación universitaria y sus muchas horas de prácticas, aspectos fundamentales en el nuevo tejido empresarial. La organización favorece una mejor imagen de la entidad que, por tanto, afecta al funcionamiento diario de la misma: el protocolo.

La creatividad en los eventos de Amparo Barriga Hidalgo. En esta obra se expone el protocolo como la comunicación persuasiva al servicio de las empresas e instituciones y, junto a una buena creatividad, se ha convertido en una herramienta esencial para poder realizar actos más flexibles, diferentes y con un formato original para trasladar a los invitados a un entorno distinto de persuasión y seducción. Generar actos creativos donde cada detalle represente los valores, siendo rentable para el cliente.

Protocolo y organización de eventos de Mª Teresa Otero Alvarado. En esta obra la autora da un enfoque a la organización de actos que trasciende desde la perspectiva meramente profesional a la académica, ya que eso permite analizar de forma científica una actividad de gran volumen de negocio desde la doble óptica analista que estudia los mensajes emitidos a través de los eventos y del profesional que los organiza.

Ceremonial y protocolo de Fernando Fernández. En este libro se da respuesta a numerosas preguntas que puedan surgir sobre protocolo que son importantes de conocer porque vivimos en un momento social en el que cualquier acto protocolario es examinado minuciosamente por los medios de comunicación. Este tipo de libro ayuda a entender lo que se dice y comenta.

El libro azul del protocolo y las relaciones públicas de Jose Daniel Barquero Cabrero y Fernando Fernández. Es una obra sistemática y rigurosa, técnicamente fundamentada, en la que el lector encontrará los aspectos más importantes relacionados con el protocolo y las relaciones públicas, tanto desde la perspectiva documental o académica como desde la dimensión más práctica.

Organización integral de eventos de Mabel Lebrero. Este libro da una guía para la organización de todo tipo de eventos, posicionando al interesado en el tema, ofreciendo herramientas, dando información sobre la constitución y alcance del mercado de eventos, enseñando sobre planificación, guiando en la investigación y proponiendo planes de ejecución para profundizar en las áreas comprometidas. Asimismo, la autora analiza aspectos legales, contables y de seguridad fundamentales para la realización de cualquier evento.

La organización de congresos y su protocolo de María Nurkanovic Egea. Esta última obra es una guía práctica y de fácil consulta para poder organizar congresos de todos los estilos, trabajo que nace con la intención de llenar el vacío de la disciplina. Este libro es de gran utilidad tanto para estudiantes como para cualquier interesado en la materia.

¿Habéis leído alguno? Si no lo habéis hecho os lo aconsejo, ya que, como he dicho, leyendo se puede aprender mucho y estas obras son bastante completas e interesantes. En caso de que sí hayáis leído alguno de estos libros u otros relacionados con el tema, pero que no esté aquí expuesto, dinos cuál y comparte tu opinión para que entre todos aumentemos el conocimiento sobre la materia. ¡Gracias de antemano!

¡Un saludo!

Comunicación, eventos y moda

El post de esta semana lo centro en un ámbito más específico como es el de la moda, hablando de la importancia de la comunicación y la organización de eventos en este sector. Además, este post es muy especial porque en él os dejo mi primer podcast. En este encontraréis una entrevista a Sara López Camacho, compañera de estudios de Publicidad y Relaciones Públicas que, además, realizó durante 2011 y 2012 un curso superior universitario de Relaciones Públicas, Visual Merchandising y Estilismo, por la Fundación de la Universidad Complutense de Madrid. Asimismo, es la escritora del blog Comunicación entre Bambalinas, en el cual incluye algún post relacionado con la comunicación y la moda.

En el podcast que os facilito a continuación, Camacho nos cuenta por qué es importante la comunicación en el ámbito de la moda, cuáles son los eventos que más destacan, qué papel juegan las redes sociales y los blogs en la organización de esos eventos y qué blogs se pueden destacar al respecto.

Antes de cerrar el post, os dejo las direcciones de los dos blogs que ha mencionado la entrevistada: The Blonde Salad y Trendy Dreams. Asimismo, os proporciono enlaces para que sepáis un poco más sobre qué son los Showrooms y sobre el caso que ha comentado del desfile otoño-invierno 2014-2015 de Chanel.

Espero que os haya gustado mi primer podcast y, como siempre, os invito a comentar para compartir conmigo y los demás lectores vuestras opiniones.

¡Un saludo!

La Universidad y sus eventos

En nuestra vida diaria vemos como en el entorno que nos rodea se celebran continuamente todo tipo de actos y eventos, pues existe una granclasificación. Sin embargo, hoy me quiero centrar en el ámbito universitario, aprovechando la celebración de la jornada de puertas abiertas de la Universidad de Málaga, Universidad en la que estudio, que comienza mañana miércoles 2 de abril.

La jornada de puertas abiertas es un acto típico que tiene lugar todos los años por esta fecha y que se realiza para que los futuros alumnos de la Universidad puedan recoger todo tipo de información sobre las titulaciones que les interesan, los accesos a la universidad, becas, servicios y cualquier otra información de ámbito universitario. Esta jornada tiene una duración de tres días (este año comienza mañana día 2 y finaliza el viernes 4 de abril) y tiene lugar en el Complejo Deportivo Universitario del Campus de Teatinos. Durante la misma se lleva a cabo toda una feria universitaria en la que las facultades, escuelas, servicios y colaboradores de la Universidad se distribuyen en stands, en los que se pueden recoger folletos y hacer preguntas a estudiantes de cada titulación para atender las dudas de los asistentes y dinamizar su visita realizando diversas acciones. Además, a lo largo de estos tres días hay programadas una serie de charlas informativas junto con las actividadesque se realizan. Por todo esto, es un evento muy interesante y que atrae mucho, ya que a partir de estas jornadas muchos tomarán un camino por el que querrán encaminar su futuro profesional aunque, por supuesto, no es el definitivo. De esta forma, la importancia de esta jornada supone un duro y gran trabajo de organización, desarrollo, coordinación y elaboración para que se puedan satisfacer al máximo las necesidades y expectativas de esos futuros alumnos.

Jornada de Puertas Abiertas UMA

Sin embargo, aunque este acto tenga gran importancia y trayectoria, no es el único que se realiza, pues en el ámbito universitario tienen lugarnumerosos actos y eventos. Algunos de estos actos, tal y como expone Protocolo.org, son:

• Charlas
• Disertaciones
• Cursos y cursillos
• Talleres
• Seminarios
• Coloquios
• Mesas redondas
• Paneles
• Foros
• Encuentros
• Simposios
• Ciclos
• Jornadas
• Exposiciones
• Ferias
• Convenciones
• Asambleas generales
• Comités
• Comisiones
• Sesiones de trabajo
• Visitas guiadas
• Reuniones institucionales

En los actos universitarios, al igual que en otros, como son los corporativos, hay que tener en cuenta una serie de cuestiones como son, entre otras, quién será el encargado de protocolo, cómo se realizará el ordenamiento de las precedencias y los elementos del evento, y la simbología, que en este caso es universitaria. Todo esto, junto con el gran trabajo de desarrollo y control realizado por el equipo organizador, van a ayudar a que el acto tenga más o menos éxito, pues a la hora de organizar cualquier tipo de evento hay que tener en cuenta hasta el más mínimo detalle, y en el ámbito universitario hay que realizar el mismo esfuerzo por cuidar con minuciosidad todos esos detalles.

Para terminar y cerrar este post, quiero hablaros de la plataforma Eventos, perteneciente a la Universidad de Murcia. Dicha plataforma es en sí una gran herramienta que ayuda a la comunidad universitaria a publicar, gestionar y difundir todo tipo de eventos científicos y académicos, ya sean seminarios, jornadas, conferencias, congresos, etc. Esta no solo ofrece potencia y flexibilidad, adaptándose a todo tipo de eventos (más pequeños o más grandes) y a las necesidades de los asistentes, sino que también permite crear la propia página web del evento, utilizar herramientas intuitivas y fáciles de manejar, y gestionar y compartir tu actividad. Por todo esto y más, esta herramienta puede ser de gran utilidad e interés tanto para organizadores, ayudándoles en su labor, como para asistentes. Para poder utilizar esta plataforma es necesario acceder a ella, para lo que no es necesario ser alumno de la Universidad de Murcia, sino que puedes tener acceso a través del correo de dicha Universidad, con la cuenta propia de la misma, o mediante tu correo electrónico o redes sociales para usuarios externos. Como veis, es una herramienta bastante completa que puede agilizar mucho la labor de organizar un evento en el ámbito universitario y que, además, te explica cómo utilizarla.

Web Eventos. Universidad de Murcia

Espero que os haya resultado interesante y, como siempre, ¡gracias por leerme! 

Comunicación no verbal

El post de esta semana lo voy a dedicar a la comunicación no verbal. Esta es muy importante porque acompaña a lo que explicamos con palabras, es decir, al discurso, que es uno de los elementos que hay que tener muy en cuenta cuando se va a hablar en público en cualquier acto o evento. Por esto, tenemos que tener mucho cuidado con este tipo de comunicación, debiendo ser controlada en todo momento, ya que en muchas ocasiones con la comunicación verbal se dice una cosa y con la no verbal se cuenta otra distinta, lo que confunde, hace dudar y aleja al receptor del mensaje. Para evitar esta contraposición entre el lenguaje verbal y el no verbal hay que ensayar mucho, algo que es muy importante, y estar tranquilos a la hora de dar el discurso, pues estos dos consejos nos ayudarán bastante a transmitir el mensaje adecuadamente y a que nuestros gestos, movimientos, miradas, etc.; vayan en concordancia con el mismo.

La comunicación no verbal se puede definir como aquella que se efectúa según un código lingüístico conocido por dos o más interlocutores. Es el proceso de comunicación a través del cual se envían y reciben signos o cualquier otro indicio sin utilizar las palabras. Esta comunicación no tiene estructura sintáctica, pero se ha investigado mucho sobre ella, lo que ha permitido su análisis según los significados que se le dan a esos signos utilizados.

Dentro de la comunicación no verbal existen determinados factores que se incluyen dentro de diversas disciplinas:

• Paralingüística. Son aquellos factores asociados al lenguaje verbal, como son el tono, el ritmo, el volumen de la voz, los silencios o el timbre. Es decir, ciertas características que no se pueden considerar verbales porque dependen del emisor, de sus emociones o de sus intenciones a la hora de transmitir cualquier mensaje.

• Kinesia. También llamada kinesis, que es la disciplina que analiza la expresión facial, la mirada, la postura, los gestos y los movimientos del cuerpo.

• Proxémica. Es la disciplina cuyo objetivo es el análisis de la percepción del espacio personal y social por parte del ser humano a la hora de comunicarse verbalmente.

Estas son las tres disciplinas principales de este tipo de lenguaje comunicativo. Sin embargo, también se debe incluir la imagen personal, que no solo se refiere a la vestimenta, sino también al conjunto de rasgos físicos de la persona, el estilo de caminar, la forma de mirar, etc. Este factor también hay que tenerlo muy en cuenta porque también dice mucho de cada uno. Por este motivo, hay que saber diferenciar entre la imagen que transmitimos en nuestra vida privada con la que se transmite en el ámbito profesional.

Esquema de la comunicación no verbal

Por otro lado, existe una categorización de la comunicación no verbal propuesta por Paul Ekman y Wallace Friesen, pioneros investigadores de categorías de la comunicación no verbal, que divide este lenguaje comunicativo en cinco grandes apartados:

1. Emblemas. Son palabras o frases admitidas por todos los miembros de algún grupo o colectivo de personas. Además, estos son capaces de sustituir una frase o palabra completa. Por ejemplo: el gesto del puño con el pulgar hacia arriba, para indicar afirmación o positividad, o con el pulgar hacia abajo, para negar.
2. Ilustradores. Son gestos unidos al lenguaje verbal que tienen la función de reforzar lo que se está diciendo mediante las palabras. Por ejemplo: cuando vamos enumerando con los dedos los puntos que estamos diciendo.
3. Reguladores. Son actos cuya función es la de organizar o dirigir la conversación que esté teniendo lugar entre dos o más personas. Por ejemplo: gestos para indicar a nuestro interlocutor que es su turno, que continúe o que avance con la conversación.
4. Adaptadores. Son movimientos, gestos o acciones que se realizan de forma inconsciente para conducir los sentimientos o controlar las respuestas. Son gestos aprendidos desde la infancia que ayudan a las personas a adaptarse, es decir, son gestos más culturales. Por ejemplo: bostezar, con lo que mostramos cansancio o aburrimiento.
5. Muestras de afecto. Son todas aquellas configuraciones faciales o corporales que sirven para expresar estados emocionales y de ánimo. Son gestos más universales y viscerales. Por ejemplo: gestos de sorpresa, de alegría, de miedo, etc.

Antes de terminar, quiero enseñaros un vídeo en el que Teresa Baró, experta en comunicación personal, habla de este lenguaje no verbal diciendo que si tenemos conciencia de los gestos que realizamos sabemos lo que estamos diciendo con ellos, controlando así la comunicación y el discurso que estemos dando. Además, se refiere en la mayor parte del vídeo a dos de las categorías que he comentado: los ilustradores y los adaptadores, aunque no menciona nada de las demás.

Como habréis podido comprobar, Teresa Baró corrobora en este vídeo algunas de las cuestiones que he comentado en este post, como la importancia de ensayar y estar tranquilos para hablar en público y controlar la comunicación no verbal, y la explicación de lo que son los adaptadores y los ilustradores. Además, menciona otros datos que también pueden ser de ayuda y con los que estoy de acuerdo, como el consejo de utilizar el atril como punto de apoyo para conseguir cierta seguridad, y que nuestra comunicación verbal va a depender también de nuestra cultura, nuestros hábitos familiares, la situación, etc.; explicando que generalmente en situaciones formales se gesticula menos que en situaciones sociales. Esto puede resultar obvio, ya que nuestra forma de comunicar depende mucho de nuestra personalidad, la cual está influenciada por la cultura y los hábitos, así como por las situaciones que vamos viviendo. Pero, aparte de todo esto, hay ciertas afirmaciones de Baró que me gustaría comentar. En primer lugar, lo que dice de que normalmente no se sabe qué hacer con las manos, diciendo que un truco es empezar a hablar con las manos juntas y, a raíz de ahí, empezar con la gesticulación acompañando lo que decimos. Sinceramente creo que esa forma de empezar parece un poco forzada y artificial. Desde mi punto de vista, lo mejor sería: o ir directamente a sujetarse al atril para conseguir esa sensación de seguridad mencionada y, una vez que empecemos el discurso, mover las manos según vaya conviniendo; o bien llevar un bolígrafo o lápiz que nos mantenga las manos ocupadas, aunque también controlando un poco no estar meneando el objeto demasiado, pues nos puede hacer parecer nerviosos. Y, en segundo lugar, también quería comentar lo referente a los gestos que hacen ver las mentiras, pues comenta que hay muchas investigaciones al respecto pero nada en claro, pese que hay gestos que sí delatan duda, nerviosismo o incomodidad. Para mí, hay interpretaciones de los gestos que delatan las mentiras que incluso me hacen gracia. Por ejemplo, en una de mis asignaturas del cuatrimestre pasado se habló de la posición de la mirada al mentir, y se dijo que si una persona al hablar levanta la mirada hacia la izquierda es porque está mintiendo, mientras que si lo hace hacia la derecha quiere decir que está recordando una situación. Verdaderamente creo que esto es algo exagerado y, pese a que hay expertos que lo confirman, en mi opinión esto puede ser simplemente un acto reflejo de la persona y no tiene por qué significar que mienta o no. Es cierto que, como dice Baró, hay gestos que claramente hacen ver que una persona está dudando, nerviosa o incomoda, pero lo de la mentira creo que es algo que no se puede saber tan claramente, pues incluso hay estudios que lo confirman.

En definitiva, la comunicación no verbal es un tema que puede generar un gran debate, pues estamos hablando de expresiones psicológicas que transmiten lo que sentimos o pensamos y existen muchas opiniones al respecto: las que cuentan los diferentes autores y profesionales del ámbito según sus puntos de vista sobre el tema, las que tiene cada persona de forma particular, etc.

Y vosotros, ¿qué pensáis?

Diagrama de Gantt

En mi post de la semana pasada hablé sobre cómo organizar un evento, explicando la importancia de la planificación estratégica, dentro de la cual es necesario un buen programa que nos ayude a plantear y desarrollar el evento de forma ordenada y controlando en todo momento lo que se está haciendo. Por esto, el post de esta semana quiero dedicarlo al diagrama de Gantt.

Diagrama de Gantt

El diagrama de Gantt es una herramienta gráfica desarrollada por Henry L. Grantt en 1917 que tiene el objetivo de mostrar en el tiempo la dedicación prevista para diversas actividades o tareas a lo largo de un determinado periodo de tiempo. Por tanto, esta herramienta sirve para planificar y programar cualquier actividad, tarea, proyecto o plan de acción que se quiera llevar a cabo de una forma completamente ordenada. Sin embargo, aunque es perfecto para eventos pequeños o medianos, no es suficiente para actos de gran envergadura, es decir, tiene ciertas limitaciones. Por este motivo, para el desarrollo de eventos complejos que cuentan con un número de actividades superior a 25 se requiere, además de este diagrama, el uso de otras técnicas, como son los grafos PERT o el método CPM.

Una vez que sepamos cuál va a ser la razón de nuestro evento y qué tareas se van a desarrollar para cubrirlo se puede comenzar a elaborar el diagrama de Gantt. Pero, ¿cómo se crea esta herramienta? Es muy sencillo:

1. Dibujamos la plantilla del que va a ser nuestro diagrama. Para ello disponemos una tabla en la que se mostrarán en vertical las actividades, en forma de columnas, y en horizontal la escala de tiempo, en forma de fila.
2. Escribimos los nombres de cada una de las tareas y dibujamos el tiempo que se quiere dedicar a cada una en su fila correspondiente. Debe coincidir el inicio del bloque con la fecha de inicio de la actividad y la finalización con la fecha prevista para su consecución.
3. Añadimos las guías del evento.
4. Agregamos las tareas que dependen de las anteriores, teniendo en cuenta el criterio seguido hasta el momento: fin-inicio, inicio-inicio, final-final y retardos.
5. Repetimos el proceso con todas las actividades que se quieran añadir.

No obstante, aunque esta herramienta es fácil de elaborar, existen diversos programas de software libre para desarrollarlos de una forma más sencilla aún. Algunos de estos programas son OpenProj, KMKey, GanttProject, Planner, NavalPlan o ProyectLibre, entre otros. Incluso existe un software en línea, llamado Tom’s Planner, que nos permite crear, colaborar y compartir diagramas de Gantt de manera online. Es un programa intuitivo y fácil de usar que te permite acceder a él sin necesidad de registrarse en la web y de forma completamente gratuita, pudiéndose utilizar desde cualquier ordenador, pues es compatible con Windows, Mac y Linux. Además, Tom’s Planner ha sido utilizado por marcas conocidas como Pixar, Amazon, Sony Ericsson, PayPal, Unilever o Dell, entre otras.

Portal de Tom's Planner

Pero a pesar de la gran cantidad de programas gratuitos que existen, este diagrama, como he mencionado, es muy fácil de hacer de forma manual o, incluso, con un programa conocido por todos y que viene de forma predeterminada en todos los ordenadores: Microsoft Excel. Raymundo Icaza explica sencillamente en su web cómo crear un diagrama de Gannt con Excel paso a paso, pues se dedica a aplicar y enseñar soluciones tecnológicas de bajo coste para ayudar a ahorra tiempo y dinero.

¿Qué os parece? ¿Conocíais esta herramienta? ¿La habéis utilizado alguna vez? Espero vuestras opiniones y ¡gracias por leerme!

¡Saludos!

La organización de un evento

La organización de eventos es el proceso de diseñar, planificar y producir cualquier tipo de acto, ya sean congresos, ferias, festivales, ceremonias, reuniones, etc. A la hora de realizar el montaje de un evento necesitamos de la planificación estratégica, puesto que nos va a servir mucho para abordar este trabajo. Dentro de esta planificación debemos analizar qué podemos hacer, cuáles van a ser las estrategias y tácticas más adecuadas y cómo vamos a medir los resultados obtenidos. Para esto necesitamos un buen programa que nos ayude a planificar con antelación y de forma sistemática, evitando la improvisación.

Los componentes que debe tener un buen programa de organización son:

1. Situación. Lo primero que tenemos que hacer es una investigación para así poder abordar el evento que queramos celebrar. Es decir, tenemos que decidir el tipo de evento que vamos a realizar y comenzar una búsqueda de actos similares al nuestro para conocer cuáles son los puntos fuertes y débiles, así como las acciones que se suelen llevar a cabo.
2. Objetivos. Una vez que sepamos el tipo de evento, hay que establecer los objetivos, es decir, los fines que queremos conseguir con la celebración del acto. Estos objetivos pueden ser informativos o de motivación y tienen que ser medibles y alcanzables.
3. Público. Tenemos que saber a quién va dirigido el evento, por lo que hay que buscar el público clave dentro del general. Los factores por los que nos podemos guiar son: edad, clase social, educación, lugar de residencia, profesión, gustos, etc. Además hay que considerar en este apartado a los medios de comunicación, pues estos son muy importantes ya que van a ser el canal que nos lleve a aquellos a los que nos dirigimos.
4. Estrategia. No se debe confundir con los objetivos. Una vez que se establece el fin se establece la estrategia. Consiste en describir cómo voy a alcanzar mis objetivos y se pueden tener varias: una general y varias específicas.
5. Tácticas. Estas son las acciones que se van a llevar a cabo para seguir la estrategia y poder conseguir los fines propuestos. Por supuesto, tienen que estar relacionadas con el plan de acción e implican utilizar herramientas de comunicación para llegar a los públicos.
6. Calendario. Consiste en determinar en qué momento se va a hacer cada cosa y hay que ir de lo más general a lo más específico. Los tres aspectos básicos que hay que tener en cuenta son: cuándo se va a realizar el proyecto, cómo se van a ir desarrollando las actividades, en qué secuencia; y la recopilación de los plazos temporales de la lista de las actividades.
7. Presupuesto. Estimar lo que nos va a costar llevar a cabo ese evento. Siempre hay que añadir un 10% porque pueden surgir gastos imprevistos y es mejor estar prevenidos.
8. Evaluación. Una vez que haya terminado todo hay que pararse a ver si lo que hemos hecho y la razón por la que lo hemos hecho se ha cumplido. Esto es algo que nos ayuda a rectificar errores en un futuro, lo que hace que vayamos ganando cierta experiencia en este trabajo y cada vez aumentemos más nuestra capacidad organizadora.

Esquema. Programa para organizar un evento

Por otro lado, además de conocer la importancia de un buen programa, también es importante tener en cuenta algunos consejos que ayuden a perfeccionarlo. Event Planner Spain recomienda 10 cosas que se deben hacer y otras 10 que no a la hora de realizar cualquier tipo de evento. Las recomendaciones que yo considero más importantes son innovar y utilizar el poder de las redes sociales e internet para darle difusión al evento. Con respecto a la innovación, hoy en día hay multitud de eventos y, sobre algunos temas, hay muchos similares, por este motivo es necesario innovar, es decir, ofrecer algo diferente a la gente para que acuda a tu evento y no a otro. Una de las causas de un acto exitoso es ofrecer una ventaja diferenciadora. Por otro lado, utilizar las redes sociales para promocionar un evento es indispensable hoy en día porque es un espacio en el que se mueve todo el mundo y que permite el feed-back y el seguimiento de las opiniones del público de interés.

Para terminar con este post, os quiero hablar de la plataforma Eventioz, que es un servicio web gratuito y en castellano que da la posibilidad de gestionar tu evento teniendo la información sobre el mismo en un solo lugar y pudiendo, además, compartir fácilmente lo más interesante. Es una buena forma de publicitar tu evento, de mantener informados a los que quieran participar y de gestionar de forma sencilla algunas tareas de importancia con respecto al acto en cuestión.

Logo de Eventioz

Y vosotros qué, ¿os animáis a organizar vuestro propio evento? Si ya habéis hecho alguno os invito a que compartáis con todos nosotros la experiencia, que de todo se aprende.

Un saludo!

Premios Oscar 2014

Como todos sabéis, el pasado domingo se celebró en Los Ángeles la gala de los premios Oscar 2014, uno de los actos más importantes en el ámbito cinematográfico. Siempre que llega el momento de estos premios, en los medios de comunicación, redes sociales, etc.; se habla de quienes han sido los ganadores, quienes eran los/as peor y mejor vestidos/as, cuáles fueron los mejores momentos vividos, etc. Sin embargo, no se habla tanto de la organización del acto en sí, no suele encontrarse entre las cuestiones más comentadas durante y tras la celebración de los premios. Por este motivo, quiero dedicar este post a hablar de eso precisamente, de la organización de una de las galas más importantes y reconocidas a nivel mundial como ejemplo de un evento bien organizado.

La entrega de los premios Oscar es una ceremonia que cuida hasta el más mínimo detalle, todo está minuciosamente medido y calculado. Es muy importante que exista el protocolo, pues tiene un alto nivel internacional y necesita de una serie de reglas que lo rijan. Así, la organización, coordinación, puesta en escena y desarrollo son muy grandes, existiendo un guión que lo marca todo. De esta forma, como en todos los actos, existe un guión que marca en todo momento lo que debe ocurrir, cuándo, cómo, con quién, etc. Y no solo se organiza lo que ocurre en el interior del acto, sino también en el exterior. En este caso, se preparan espacios para que los medios de comunicación acreditados puedan tomar buenas fotografías, realizar entrevistas, etc. Incluso se dispone un lugar para aquellos que quieran ver entrar a los famosos, a sus ídolos. Además, un elemento externo que se cuida mucho es la alfombra roja, la cual mide 100 metros, se coloca días previos y se tapa para que no tenga ningún desperfecto el día del acto. En definitiva, en esta gala todo se tiene en cuenta y, como dice Felipe Reyes Barragán, profesional en protocolo y ceremonial así como en organización y logística de eventos, hasta la alfombra roja se ensaya.

Trabajadores colocando la alfombra roja para los premios Oscar 2014

Trabajadores cubriendo la alfombra roja para los premios Oscar 2014

Además de esto, algo que hay que tener muy en cuenta son los discursos. En 2010, por ejemplo, la organización pidió a los candidatos a los premios que preparasen discursos creativos para innovar en lo que se suele decir. Y junto con los discursos hay que tener muy en cuenta los tiempos, que es algo que siempre se suele ir un poco de las manos. Para evitar esto, en 2001 se premió al discurso más corto con un equipo de TV, intentando conseguir que los premiados no se alargaran demasiado y así poder acortar los tiempos. De hecho, se quiere tener tanto cuidado con este aspecto que en uno de los ensayos que se realizan los empleados hacen de público para cronometrar la posible duración del evento. Esto nos hace ver hasta qué punto puede llegar la coordinación.

Además de todo esto, una figura muy importante es la del maestro de ceremonias, que en la gala de esteaño fue Ellen DeGeneres. Esta comenzó la gala con un monólogo que ya demostró que la ceremonia estaría repleta de humor y aplausos. La anfitriona se movió durante toda la gala entre el humor satírico y el ofensivo, creando un ambiente atractivo que fascinó y divirtió a todos. El hecho de elegir adecuadamente a un buen maestro puede suponer la diferencia entre que un evento tenga éxito y sea agradable para todos los asistentes o que pueda llegar a resultar aburrido.

Ellen DeGeneres - Premios Oscar 2014

Sin embargo, a pesar de la minuciosidad con la que es organizada y desarrollada esta ceremonia, también se cometen fallos, algo que demuestra que hasta los más grandes se equivocan. El responsable de identificar a los famosos durante el evento tuvo un desliz al confundir a Salma Hayek con Penélope Cruz. Este colocó una imagen en el portal de la academia del Oscar en la que aparecían Penélope Cruz y Robert de Niro conversando, momentos antes de presentar uno de los premios. Sin embargo, en la descripción de la imagen ponía “Hayek y De Niro preparándose tras el escenario”. La aparición de la imagen fue breve, pero se causó un efecto de furor en las redes sociales. Este ejemplo nos hace ver que a la hora de organizar un evento hay que poner en él todos los sentidos y estar seguros de cada paso que se da, ya que cualquier fallo puede causar una mala imagen y tener eco en los medios de comunicación.

Penélope Cruz y Robert De Niro preparándose para entregar un premio Oscar

Para cerrar este post os dejo un video en el que Carmen Thous, experta en protocolo, habla sobre el protocolo en la entrega de los Oscars, comentando y añadiendo información sobre algunos aspectos tratados en este post, como la alfombra roja o los discursos. Asimismo, aporta otros datos curiosos e interesantes, como particularidades sobre la vestimenta adecuada, por ejemplo.

¿Qué os ha parecido? Espero que os haya resultado interesante.

¡Un saludo!