La organización de un evento

La organización de eventos es el proceso de diseñar, planificar y producir cualquier tipo de acto, ya sean congresos, ferias, festivales, ceremonias, reuniones, etc. A la hora de realizar el montaje de un evento necesitamos de la planificación estratégica, puesto que nos va a servir mucho para abordar este trabajo. Dentro de esta planificación debemos analizar qué podemos hacer, cuáles van a ser las estrategias y tácticas más adecuadas y cómo vamos a medir los resultados obtenidos. Para esto necesitamos un buen programa que nos ayude a planificar con antelación y de forma sistemática, evitando la improvisación.

Los componentes que debe tener un buen programa de organización son:

1. Situación. Lo primero que tenemos que hacer es una investigación para así poder abordar el evento que queramos celebrar. Es decir, tenemos que decidir el tipo de evento que vamos a realizar y comenzar una búsqueda de actos similares al nuestro para conocer cuáles son los puntos fuertes y débiles, así como las acciones que se suelen llevar a cabo.
2. Objetivos. Una vez que sepamos el tipo de evento, hay que establecer los objetivos, es decir, los fines que queremos conseguir con la celebración del acto. Estos objetivos pueden ser informativos o de motivación y tienen que ser medibles y alcanzables.
3. Público. Tenemos que saber a quién va dirigido el evento, por lo que hay que buscar el público clave dentro del general. Los factores por los que nos podemos guiar son: edad, clase social, educación, lugar de residencia, profesión, gustos, etc. Además hay que considerar en este apartado a los medios de comunicación, pues estos son muy importantes ya que van a ser el canal que nos lleve a aquellos a los que nos dirigimos.
4. Estrategia. No se debe confundir con los objetivos. Una vez que se establece el fin se establece la estrategia. Consiste en describir cómo voy a alcanzar mis objetivos y se pueden tener varias: una general y varias específicas.
5. Tácticas. Estas son las acciones que se van a llevar a cabo para seguir la estrategia y poder conseguir los fines propuestos. Por supuesto, tienen que estar relacionadas con el plan de acción e implican utilizar herramientas de comunicación para llegar a los públicos.
6. Calendario. Consiste en determinar en qué momento se va a hacer cada cosa y hay que ir de lo más general a lo más específico. Los tres aspectos básicos que hay que tener en cuenta son: cuándo se va a realizar el proyecto, cómo se van a ir desarrollando las actividades, en qué secuencia; y la recopilación de los plazos temporales de la lista de las actividades.
7. Presupuesto. Estimar lo que nos va a costar llevar a cabo ese evento. Siempre hay que añadir un 10% porque pueden surgir gastos imprevistos y es mejor estar prevenidos.
8. Evaluación. Una vez que haya terminado todo hay que pararse a ver si lo que hemos hecho y la razón por la que lo hemos hecho se ha cumplido. Esto es algo que nos ayuda a rectificar errores en un futuro, lo que hace que vayamos ganando cierta experiencia en este trabajo y cada vez aumentemos más nuestra capacidad organizadora.

Esquema. Programa para organizar un evento

Por otro lado, además de conocer la importancia de un buen programa, también es importante tener en cuenta algunos consejos que ayuden a perfeccionarlo. Event Planner Spain recomienda 10 cosas que se deben hacer y otras 10 que no a la hora de realizar cualquier tipo de evento. Las recomendaciones que yo considero más importantes son innovar y utilizar el poder de las redes sociales e internet para darle difusión al evento. Con respecto a la innovación, hoy en día hay multitud de eventos y, sobre algunos temas, hay muchos similares, por este motivo es necesario innovar, es decir, ofrecer algo diferente a la gente para que acuda a tu evento y no a otro. Una de las causas de un acto exitoso es ofrecer una ventaja diferenciadora. Por otro lado, utilizar las redes sociales para promocionar un evento es indispensable hoy en día porque es un espacio en el que se mueve todo el mundo y que permite el feed-back y el seguimiento de las opiniones del público de interés.

Para terminar con este post, os quiero hablar de la plataforma Eventioz, que es un servicio web gratuito y en castellano que da la posibilidad de gestionar tu evento teniendo la información sobre el mismo en un solo lugar y pudiendo, además, compartir fácilmente lo más interesante. Es una buena forma de publicitar tu evento, de mantener informados a los que quieran participar y de gestionar de forma sencilla algunas tareas de importancia con respecto al acto en cuestión.

Logo de Eventioz

Y vosotros qué, ¿os animáis a organizar vuestro propio evento? Si ya habéis hecho alguno os invito a que compartáis con todos nosotros la experiencia, que de todo se aprende.

Un saludo!