En mi post de la semana pasada hablé sobre cómo organizar un evento,
explicando la importancia de la planificación estratégica, dentro de la cual es
necesario un buen programa que nos ayude a plantear y desarrollar el evento de
forma ordenada y controlando en todo momento lo que se está haciendo. Por esto,
el post de esta semana quiero dedicarlo al diagrama de Gantt.
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| Diagrama de Gantt |
El diagrama de Gantt es una
herramienta gráfica desarrollada por Henry L. Grantt en 1917 que tiene el
objetivo de mostrar en el tiempo la dedicación prevista para diversas actividades
o tareas a lo largo de un determinado periodo de tiempo. Por tanto, esta
herramienta sirve para planificar y programar cualquier actividad, tarea,
proyecto o plan de acción que se quiera llevar a cabo de una forma
completamente ordenada. Sin embargo, aunque es perfecto para eventos pequeños o
medianos, no es suficiente para actos de gran envergadura, es decir, tiene
ciertas limitaciones. Por este motivo, para el desarrollo de eventos complejos
que cuentan con un número de actividades superior a 25 se requiere, además de
este diagrama, el uso de otras técnicas, como son los grafos PERT o el método CPM.
Una vez que sepamos cuál va a ser
la razón de nuestro evento y qué tareas se van a desarrollar para cubrirlo se
puede comenzar a elaborar el diagrama de Gantt. Pero, ¿cómo se crea esta herramienta? Es muy sencillo:
- Dibujamos la plantilla del que va a ser nuestro diagrama. Para ello disponemos una tabla en la que se mostrarán en vertical las actividades, en forma de columnas, y en horizontal la escala de tiempo, en forma de fila.
- Escribimos los nombres de cada una de las tareas y dibujamos el tiempo que se quiere dedicar a cada una en su fila correspondiente. Debe coincidir el inicio del bloque con la fecha de inicio de la actividad y la finalización con la fecha prevista para su consecución.
- Añadimos las guías del evento.
- Agregamos las tareas que dependen de las anteriores, teniendo en cuenta el criterio seguido hasta el momento: fin-inicio, inicio-inicio, final-final y retardos.
- Repetimos el proceso con todas las actividades que se quieran añadir.
No obstante, aunque esta
herramienta es fácil de elaborar, existen diversos programas de software libre
para desarrollarlos de una forma más sencilla aún. Algunos de estos programas
son OpenProj, KMKey, GanttProject, Planner, NavalPlan o ProyectLibre, entre otros. Incluso existe un software en línea,
llamado Tom’s Planner, que nos
permite crear, colaborar y compartir diagramas de Gantt de manera online. Es un
programa intuitivo y fácil de usar que te permite acceder a él sin necesidad de
registrarse en la web y de forma completamente gratuita, pudiéndose utilizar
desde cualquier ordenador, pues es compatible con Windows, Mac y Linux. Además,
Tom’s Planner ha sido utilizado por marcas conocidas como Pixar, Amazon, Sony
Ericsson, PayPal, Unilever o Dell, entre otras.
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| Portal de Tom's Planner |
Pero a pesar de la gran cantidad de
programas gratuitos que existen, este diagrama, como he mencionado, es muy
fácil de hacer de forma manual o, incluso, con un programa conocido por todos y
que viene de forma predeterminada en todos los ordenadores: Microsoft Excel. Raymundo Icaza explica sencillamente en su web cómo crear un diagrama de Gannt con Excel paso a paso, pues se dedica a aplicar y enseñar soluciones tecnológicas de bajo coste para ayudar a ahorra tiempo y dinero.
¿Qué os parece? ¿Conocíais esta
herramienta? ¿La habéis utilizado alguna vez? Espero vuestras opiniones y
¡gracias por leerme!
¡Saludos!
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