El post de esta semana lo centro en un ámbito más específico como es el de la moda, hablando de la importancia de la comunicación y la organización de eventos en este sector. Además, este post es muy especial porque en él os dejo mi primer podcast. En este encontraréis una entrevista a Sara López Camacho, compañera de estudios de Publicidad y Relaciones Públicas que, además, realizó durante 2011 y 2012 un curso superior universitario de Relaciones Públicas, Visual Merchandising y Estilismo, por la Fundación de la Universidad Complutense de Madrid. Asimismo, es la escritora del blog Comunicación entre Bambalinas, en el cual incluye algún post relacionado con la comunicación y la moda. En el podcast que os facilito a continuación, Camacho nos cuenta por qué es importante la comunicación en el ámbito de la moda, cuáles son los eventos que más destacan, qué papel juegan las redes sociales y los blogs en la organización de esos eventos y qué blogs se pueden destacar al respecto.
En nuestra vida diaria vemos como
en el entorno que nos rodea se celebran continuamente todo tipo de actos y
eventos, pues existe una granclasificación. Sin embargo, hoy me quiero centrar en el ámbito
universitario, aprovechando la celebración de la jornada de puertas abiertas de la Universidad de Málaga, Universidad
en la que estudio, que comienza mañana miércoles 2 de abril.
La jornada de puertas abiertas es
un acto típico que tiene lugar todos los años por esta fecha y que se realiza para
que los futuros alumnos de la Universidad puedan recoger todo tipo de
información sobre las titulaciones que les interesan, los accesos a la universidad,
becas, servicios y cualquier otra información de ámbito universitario. Esta
jornada tiene una duración de tres días (este año comienza mañana día 2 y
finaliza el viernes 4 de abril) y tiene lugar en el Complejo Deportivo
Universitario del Campus de Teatinos. Durante la misma se lleva a cabo toda una
feria universitaria en la que las facultades, escuelas, servicios y
colaboradores de la Universidad se distribuyen en stands, en los que se pueden
recoger folletos y hacer preguntas a estudiantes de cada titulación para
atender las dudas de los asistentes y dinamizar su visita realizando diversas
acciones. Además, a lo largo de estos tres días hay programadas una serie de charlas informativas junto con las actividadesque se realizan. Por todo esto, es un evento muy interesante y que atrae
mucho, ya que a partir de estas jornadas muchos tomarán un camino por el que
querrán encaminar su futuro profesional aunque, por supuesto, no es el
definitivo. De esta forma, la importancia de esta jornada supone un duro y gran
trabajo de organización, desarrollo, coordinación y elaboración para que se
puedan satisfacer al máximo las necesidades y expectativas de esos futuros
alumnos.
En los actos universitarios, al
igual que en otros, como son los corporativos, hay que tener en cuenta una serie de cuestiones como son, entre otras,
quién será el encargado de protocolo, cómo se realizará el ordenamiento de las
precedencias y los elementos del evento, y la simbología, que en este caso es
universitaria. Todo esto, junto con el gran trabajo de desarrollo y control realizado
por el equipo organizador, van a ayudar a que el acto tenga más o menos éxito,
pues a la hora de organizar cualquier tipo de evento hay que tener en cuenta
hasta el más mínimo detalle, y en el ámbito universitario hay que realizar el
mismo esfuerzo por cuidar con minuciosidad todos esos detalles.
Para terminar y cerrar este post,
quiero hablaros de la plataforma Eventos,
perteneciente a la Universidad de Murcia. Dicha plataforma es en sí una gran
herramienta que ayuda a la comunidad universitaria a publicar, gestionar y
difundir todo tipo de eventos científicos y académicos, ya sean seminarios,
jornadas, conferencias, congresos, etc. Esta no solo ofrece potencia y
flexibilidad, adaptándose a todo tipo de eventos (más pequeños o más grandes) y
a las necesidades de los asistentes, sino que también permite crear la propia
página web del evento, utilizar herramientas intuitivas y fáciles de manejar, y
gestionar y compartir tu actividad. Por todo esto y más, esta herramienta puede
ser de gran utilidad e interés tanto para organizadores, ayudándoles en su
labor, como para asistentes. Para poder utilizar esta plataforma es necesario
acceder a ella, para lo que no es necesario ser alumno de la Universidad de
Murcia, sino que puedes tener acceso a través del correo de dicha Universidad,
con la cuenta propia de la misma, o mediante tu correo electrónico o redes
sociales para usuarios externos. Como veis, es una herramienta bastante
completa que puede agilizar mucho la labor de organizar un evento en el ámbito
universitario y que, además, te explica cómo utilizarla.
Web Eventos. Universidad de Murcia
Espero que os haya resultado
interesante y, como siempre, ¡gracias por leerme!
La organización de eventos es el proceso de diseñar, planificar y producir cualquier tipo de acto, ya sean congresos, ferias, festivales, ceremonias, reuniones, etc. A la hora de realizar el montaje de un evento necesitamos de la planificación estratégica, puesto que nos va a servir mucho para abordar este trabajo. Dentro de esta planificación debemos analizar qué podemos hacer, cuáles van a ser las estrategias y tácticas más adecuadas y cómo vamos a medir los resultados obtenidos. Para esto necesitamos un buen programa que nos ayude a planificar con antelación y de forma sistemática, evitando la improvisación.
Los componentes que debe tener un buen programa de organización son:
Situación. Lo primero que tenemos que hacer es una investigación para así poder abordar el evento que queramos celebrar. Es decir, tenemos que decidir el tipo de evento que vamos a realizar y comenzar una búsqueda de actos similares al nuestro para conocer cuáles son los puntos fuertes y débiles, así como las acciones que se suelen llevar a cabo.
Objetivos. Una vez que sepamos el tipo de evento, hay que establecer los objetivos, es decir, los fines que queremos conseguir con la celebración del acto. Estos objetivos pueden ser informativos o de motivación y tienen que ser medibles y alcanzables.
Público. Tenemos que saber a quién va dirigido el evento, por lo que hay que buscar el público clave dentro del general. Los factores por los que nos podemos guiar son: edad, clase social, educación, lugar de residencia, profesión, gustos, etc. Además hay que considerar en este apartado a los medios de comunicación, pues estos son muy importantes ya que van a ser el canal que nos lleve a aquellos a los que nos dirigimos.
Estrategia. No se debe confundir con los objetivos. Una vez que se establece el fin se establece la estrategia. Consiste en describir cómo voy a alcanzar mis objetivos y se pueden tener varias: una general y varias específicas.
Tácticas. Estas son las acciones que se van a llevar a cabo para seguir la estrategia y poder conseguir los fines propuestos. Por supuesto, tienen que estar relacionadas con el plan de acción e implican utilizar herramientas de comunicación para llegar a los públicos.
Calendario. Consiste en determinar en qué momento se va a hacer cada cosa y hay que ir de lo más general a lo más específico. Los tres aspectos básicos que hay que tener en cuenta son: cuándo se va a realizar el proyecto, cómo se van a ir desarrollando las actividades, en qué secuencia; y la recopilación de los plazos temporales de la lista de las actividades.
Presupuesto. Estimar lo que nos va a costar llevar a cabo ese evento. Siempre hay que añadir un 10% porque pueden surgir gastos imprevistos y es mejor estar prevenidos.
Evaluación. Una vez que haya terminado todo hay que pararse a ver si lo que hemos hecho y la razón por la que lo hemos hecho se ha cumplido. Esto es algo que nos ayuda a rectificar errores en un futuro, lo que hace que vayamos ganando cierta experiencia en este trabajo y cada vez aumentemos más nuestra capacidad organizadora.
Esquema. Programa para organizar un evento
Por otro lado, además de conocer la importancia de un buen programa, también es importante tener en cuenta algunos consejos que ayuden a perfeccionarlo. Event Planner Spain recomienda 10 cosas que se deben hacer y otras 10 que no a la hora de realizar cualquier tipo de evento. Las recomendaciones que yo considero más importantes son innovar y utilizar el poder de las redes sociales e internet para darle difusión al evento. Con respecto a la innovación, hoy en día hay multitud de eventos y, sobre algunos temas, hay muchos similares, por este motivo es necesario innovar, es decir, ofrecer algo diferente a la gente para que acuda a tu evento y no a otro. Una de las causas de un acto exitoso es ofrecer una ventaja diferenciadora. Por otro lado, utilizar las redes sociales para promocionar un evento es indispensable hoy en día porque es un espacio en el que se mueve todo el mundo y que permite el feed-back y el seguimiento de las opiniones del público de interés.
Para terminar con este post, os quiero hablar de la plataforma Eventioz, que es un servicio web gratuito y en castellano que da la posibilidad de gestionar tu evento teniendo la información sobre el mismo en un solo lugar y pudiendo, además, compartir fácilmente lo más interesante. Es una buena forma de publicitar tu evento, de mantener informados a los que quieran participar y de gestionar de forma sencilla algunas tareas de importancia con respecto al acto en cuestión.
Logo de Eventioz
Y vosotros qué, ¿os animáis a organizar vuestro propio evento? Si ya habéis hecho alguno os invito a que compartáis con todos nosotros la experiencia, que de todo se aprende.
Como todos sabéis, el pasado
domingo se celebró en Los Ángeles la gala de los premios Oscar 2014, uno de los actos más importantes en el ámbito
cinematográfico. Siempre que llega el momento de estos premios, en los medios
de comunicación, redes sociales, etc.; se habla de quienes han sido los
ganadores, quienes eran los/as peor y mejor vestidos/as, cuáles fueron los
mejores momentos vividos, etc. Sin embargo, no se habla tanto de la
organización del acto en sí, no suele encontrarse entre las cuestiones más
comentadas durante y tras la celebración de los premios. Por este motivo,
quiero dedicar este post a hablar de eso precisamente, de la organización de
una de las galas más importantes y reconocidas a nivel mundial como ejemplo de
un evento bien organizado.
La entrega de los premios Oscar es
una ceremonia que cuida hasta el más mínimo detalle, todo está minuciosamente
medido y calculado. Es muy importante que exista el protocolo, pues tiene un
alto nivel internacional y necesita de una serie de reglas que lo rijan. Así, la
organización, coordinación, puesta en escena y desarrollo son muy grandes, existiendo
un guión que lo marca todo. De esta forma, como en todos los actos, existe un
guión que marca en todo momento lo que debe ocurrir, cuándo, cómo, con quién,
etc. Y no solo se organiza lo que ocurre en el interior del acto, sino también
en el exterior. En este caso, se preparan espacios para que los medios de
comunicación acreditados puedan tomar buenas fotografías, realizar entrevistas,
etc. Incluso se dispone un lugar para aquellos que quieran ver entrar a los
famosos, a sus ídolos. Además, un elemento externo que se cuida mucho es la
alfombra roja, la cual mide 100 metros, se coloca días previos y se tapa para
que no tenga ningún desperfecto el día del acto. En definitiva, en esta gala
todo se tiene en cuenta y, como dice Felipe Reyes Barragán, profesional en protocolo y ceremonial así como en
organización y logística de eventos, hasta la alfombra roja se ensaya.
Trabajadores colocando la alfombra roja para los premios Oscar 2014
Trabajadores cubriendo la alfombra roja para los premios Oscar 2014
Además de esto, algo que hay que
tener muy en cuenta son los discursos. En 2010, por ejemplo, la organización
pidió a los candidatos a los premios que preparasen discursos creativos para
innovar en lo que se suele decir. Y junto con los discursos hay que tener muy
en cuenta los tiempos, que es algo que siempre se suele ir un poco de las manos.
Para evitar esto, en 2001 se premió al discurso más corto con un equipo de TV,
intentando conseguir que los premiados no se alargaran demasiado y así poder
acortar los tiempos. De hecho, se quiere tener tanto cuidado con este aspecto
que en uno de los ensayos que se realizan los empleados hacen de público para
cronometrar la posible duración del evento. Esto nos hace ver hasta qué punto
puede llegar la coordinación.
Además de todo esto, una figura muy importante es la del maestro de ceremonias, que en la gala de esteaño fue Ellen DeGeneres. Esta comenzó la gala con un monólogo que ya
demostró que la ceremonia estaría repleta de humor y aplausos. La anfitriona se
movió durante toda la gala entre el humor satírico y el ofensivo, creando un
ambiente atractivo que fascinó y divirtió a todos. El hecho de elegir
adecuadamente a un buen maestro puede suponer la diferencia entre que un evento
tenga éxito y sea agradable para todos los asistentes o que pueda llegar a
resultar aburrido.
Ellen DeGeneres - Premios Oscar 2014
Sin
embargo, a pesar de la minuciosidad con la que es organizada y desarrollada
esta ceremonia, también se cometen fallos, algo que demuestra que hasta los más
grandes se equivocan. El responsable de identificar a los famosos durante el
evento tuvo un desliz al confundir a Salma Hayek con Penélope Cruz. Este colocó
una imagen en el portal de la academia del Oscar en la que aparecían Penélope
Cruz y Robert de Niro conversando, momentos antes de presentar uno de los
premios. Sin embargo, en la descripción de la imagen ponía “Hayek y De Niro
preparándose tras el escenario”. La aparición de la imagen fue breve, pero se
causó un efecto de furor en las redes sociales. Este ejemplo nos hace ver que a
la hora de organizar un evento hay que poner en él todos los sentidos y estar
seguros de cada paso que se da, ya que cualquier fallo puede causar una mala
imagen y tener eco en los medios de comunicación.
Penélope Cruz y Robert De Niro preparándose para entregar un premio Oscar
Para cerrar
este post os dejo un video en el que Carmen Thous, experta en protocolo, habla
sobre el protocolo en la entrega de los Oscars, comentando y añadiendo
información sobre algunos aspectos tratados en este post, como la alfombra roja
o los discursos. Asimismo, aporta otros datos curiosos e interesantes, como
particularidades sobre la vestimenta adecuada, por ejemplo.
¿Qué os ha
parecido? Espero que os haya resultado interesante.
Hola a todos y bienvenidos a mi blog sobre protocolo y organización de eventos.
Antes de nada quiero presentarme para que sepáis un poco de mí: me llamo Cristina García y estoy estudiando el último curso de Publicidad y Relaciones Públicas en la Universidad de Málaga.
Lo que pretendo con este blog es adentrarme en el mundo de la organización de eventos y del protocolo, explicando la gran unión que hay entre ambas disciplinas y todos aquellos aspectos que se deben tener en cuenta a la hora de organizar cualquier tipo de acto, así como los detalles que se deben cuidar desde el punto de vista protocolario. En definitiva, hablaré de todo lo que tenga que ver con estas disciplinas, las cuales considero muy importantes porque diariamente vemos como en nuestro entorno se desarrollan todo tipo de actos y eventos que necesitan de una buena preparación y coordinación para que tengan un efecto (positivo) en la sociedad.
El protocolo y la organización de eventos son dos herramientas que van muy de la mano. El protocolo es, a grandes rasgos, el conjunto de normas y disposiciones que rigen la celebración de los actos. Es en este punto donde se puede destacar la importancia de la unión de estas dos disciplinas, en que el protocolo da las pautas básicas que debemos seguir para que un acto se desarrolle adecuadamente.
Para apoyar lo dicho, os dejo el enlace a un vídeo en el que Lola Coronado, especialista en protocolo y organización de eventos, habla del protocolo como una herramienta fundamental para la organización de eventos. Pincha aquí para poder acceder a dicho vídeo.
Con esta breve explicación inauguro este blog, el cual espero que os resulte interesante y compartáis conmigo y con todos los usuarios vuestras opiniones con respecto a lo que se vaya tratando. Entre todos podemos aportar mucha información que enriquezca el conocimiento sobre estas disciplinas tan atractivas e interesantes.
